За какой период трудинспекция может затребовать график отпусков?

Оштрафуют ли компанию за ошибки прошлых лет? · Энциклопедия начинающего предпринимателя

За какой период трудинспекция может затребовать график отпусков?

4:29, 05 мая 2015 3   4   10478

Вопрос, который задала наша читательница, очень актуальный, поскольку штрафы с 2015 года ощутимые. Никто не застрахован от ошибок.

Рано или поздно перед нами встает вопрос: начинать всё правильно делать с сегодняшнего момента или нужно исправить все найденные ошибки, переделывая документы задним числом? Переделывать документы прошлых лет ох как не хочется, это такая нудная и неблагодарная работа! Особенно когда исправляешь чужие промахи.  Давайте вместе разберемся, стоит ли это делать.

Сроки давности

Ни для кого не секрет, что существуют сроки давности привлечения к ответственности. Если эти сроки прошли, то наказать уже не могут. Сроки давности за нарушения ТК РФ устанавливает статья 4.5. КоАП РФ:

«Срок давности привлечения работодателя к административной ответственности за нарушение трудового законодательства составляет 1 год со дня совершения административного правонарушения, а при длящемся административном правонарушении – со дня его обнаружения».

Итак, с 2015 года срок давности – целый год. Это достаточно большой промежуток времени. Раньше, до 01.01.2015. этот срок был гораздо меньше – всего 2 месяца, поэтому многие работодатели не получали штрафы только потому, что 2 месяца истекали к моменту проверки.

Когда начинается отсчет срока давности

Дело в том, что правонарушения бывают различные, и еще в 2005 году Пленум Верховного Суда РФ в своем Постановлении №5 разъяснил, с какого дня нужно начинать считать срок привлечения к ответственности при различных видах нарушений:

  • Если совершено разовое правонарушение (например, неправильно оформлен приказ, неправильно рассчитан отпуск или компенсация за отпуск, работник был незаконно привлечен к работе в выходной день, неправильно было оформлено привлечение к сверхурочной работе и т.д.), то срок давности начинает течь со следующего дня после совершения этого действия.
  • Если правонарушение выразилось в форме бездействия (например, работодатель не выплатил зарплату в установленный договором срок, не выплатил отпускные за три дня до начала отпуска, не выдал работнику трудовую книжку на руки при увольнении и т.п.), то срок давности исчисляется с момента наступления этого срока.
  • Если нарушение длящееся, то есть постоянно не выполняются или ненадлежащее выполняются какие-либо требования ТК РФ (например, у работодателя нет обязательных локальных актов, или в локальных актах и трудовых договорах с работниками отсутствуют обязательные условия, не проведена спецоценка условий труда, т.п.), то срок давности начинается со дня обнаружения этого правонарушения.

Последний вид правонарушения самый опасный, поскольку год начинает отсчитываться не с момента оформления неправильного документа, а со дня обнаружения правонарушения во время проверки.

Нужно ли исправлять документы прошлых лет?

Теперь мы сами можем разобраться, в каких случаях стоит, а в каких не стоит исправлять ошибки прошлых лет.

Совершенно очевидно, что разовое нарушение подвергает работодателя риску получить штраф в течение года со дня совершения.

Это значит, что если вы обнаружили ошибки в документах двухлетней давности, то беспокоиться особо не стоит. Срок давности привлечения к ответственности по этому нарушению уже истек.

Если недочеты в документах текущего года, то их лучше исправить, даже если вы не ждете проверку.

Обращаю ваше внимание, Верховный Суд РФ считает, что
«добровольное устранение работодателем последствий своих правонарушений не влечет отмену производства по делу, но должно учитываться как смягчающее обстоятельство при назначении штрафа».

А если вы устранили длящиеся нарушения? Например, до 2015 года у вас не было локальных актов,  или трудовые договоры не содержали всех необходимых  условий. Но вы, прочитав наши статьи, всё исправили и правильно оформили.

Будут ли у проверяющих основания для наказания за нарушения прошлого года? Думаю, что в этом случае инспекторы не смогут выписать штраф, поскольку на момент проверки все нарушения устранены, а, следовательно, момента обнаружения не будет.

За какой период ГИТ проверяет документы?

Закон не определяет период, за который ГИТ имеет право проверять документы. Инспектор может запросить документы за любой период, естественно, учитывая сроки хранения кадровых документов (Перечень документов со сроками хранения — ссылка). Чаще всего проверка затрагивает последние три года.

Источник: http://slob-expert.ru/trudovoe-zakonodatelstvo/oshtrafuyut-li-kompaniyu-za-oshibki-proshlyx-let/

Памятка работодателю по составлению графика отпусков

За какой период трудинспекция может затребовать график отпусков?

Памятка работодателю по составлению графика отпусков

 К составлению графика отпусков работодатели должны приступать не позднее ноября месяца. В соответствии со ст. 123 ТК РФ график отпусков должен быть утвержден  не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

Например, график отпусков на 2008 год должен быть утвержден не позднее 18 декабря 2007 года.

1. Обязательно ли составлять график отпусков?

         Буквальное толкование формулировки ч.2 ст.123 ТК РФ «график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника» говорит о том, что график отпусков становится обязательным для сторон трудовых отношений с момента его утверждения.

          Законодатель ввел эту норму не для того, чтобы обозначить обязательность утверждения графика отпусков, а для усиления его значимости – чтобы подчеркнуть для особо нерадивых работодателей, которые  постоянно препятствуют уходу работников в отпуск. А если график отпусков утвержден, то и сроки, и очередность, указанные в нем, будут являться обязательными для обеих сторон.

         Должен ли утверждаться в организации график отпусков – ответ на этот вопрос содержится в части 1 ст. 123 ТК РФ. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков  определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, и ни в каком другом порядке.

2. С чего начать составление графика отпусков?

Порядок (процедура) составления графика отпусков может быть закреплен в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или иных локальных нормативных актах организации, которые должны содержать сведения о времени распределения отпусков между работниками в структурных подразделениях.

В каждом структурном подразделении может быть свой график отпусков — такой порядок целесообразно устанавливать в организациях с большим количеством работающих.

         Руководители отделов, цехов, других подразделений готовят проекты графиков отпусков, которые передаются в кадровую службу, специалисты которой анализируют их и вносят свои корректировки, связанные с теми или иными льготами работников и обсуждают это с работниками и руководителями подразделений.

         Далее кадровая служба приступает к формированию сводного единого графика отпусков – он и будет являться  тем нормативным документом, который предусмотрен ст. 123 ТК РФ.

         Другой способ предварительной  работы по подготовке графика отпусков предполагает опросы всех работников организации. Он чаще всего практикуется на средних и малых предприятиях.

В этом случае такой  опрос может произвести и специалист кадровой службы, но при этом  не рекомендую исключать из этого процесса руководителей структурных подразделений, т.к.

именно они наилучшим образом с учетом производственной необходимости могут правильно распределить очередность предоставления отпусков.

         В целях исключения споров по поводу учета (не учета) мнения работников при сборе записок работников, оформлении результатов опроса  неплохо заручитесь подписью  на пожелании работника.

         Но мнение работника не всегда может быть учтено в силу различных производственных обстоятельств, т.к. предоставление отпусков не должно нарушать нормального хода работы организации.

         Как только руководитель организации поставил свою подпись в грифе утверждения, справедливость или несправедливость графика не обсуждается и любой бойкот со стороны работника, который принимал участие в его составлении, будет квалифицироваться, как нарушение работником трудовых обязанностей, со всеми вытекающими правовыми последствиями.

 Не соблюдение же графика работодателем, будет рассматриваться Государственной инспекцией труда как нарушение трудовых прав работников и может служить основанием для привлечения его к административной ответственности в соответствии с действующим административным законодательством.

         3. Какие факторы должны учитываться при составлении графика отпусков?

          На определение очередности предоставления отпусков влияет несколько факторов.

         3.1. Пожелание работника.         Наиболее желаемыми и благоприятными условиями для отдыха на Дальнем Востоке является теплое время года (весна, лето, ранняя осень) кадровой службе следует соотнести пожелания работников и следующие факторы.

         3.2. Действующее законодательство. Исходя из положений ТК РФ и других нормативных правовых актов необходимо определить:

– наличие стажа работы, дающего право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск (ст.ст.121,122 ТК РФ).

Если на момент составления графика отпусков у отдельных работников право на отпуск не наступило (6 месяцев с момента приема на работу), то их следует предупредить, что время ухода в отпуск может быть отодвинуто на этот период. Однако по соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев.

Кроме того, ст. 121 ТК РФ установлены случаи, когда  время ухода в отпуск так же может быть отодвинуто, так, как в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск не включается:

         1. Время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ.

         2. Время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

         3. Время отпусков без сохранения заработной платы по инициативе работника более 14 календарных дней.

         В тоже время ст. 124 ТК РФ определены случаи, когда отпуск работника может быть перенесен на другой срок:

– если работнику своевременно не была произведена оплата за время отпуска либо работник  был предупрежден о времени начала отпуска позднее, чем за 2 недели до его начала (по соглашению сторон трудового договора отпуск переносится на другой срок);

– в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год.

         Не имеет значения продолжительность стажа работы менее 6 месяцев при предоставлении отпуска:

– женщинам – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

– работникам в возрасте до 18 лет;

– работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3-месяцев;

– в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

         До истечения 6 месяцев отпуск предоставляется также:

– работникам, высвобожденным с прежнего места работы в связи с ликвидацией организации или сокращением численности (штата), при наличии непрерывного трудового стажа постановление Совмина РСФСР от 18.01.1988 №16 «Об обеспечении эффективной занятости населения, совершенствовании системы трудоустройства и усиления гарантий для трудящихся»;

Источник: https://git27.rostrud.ru/deyatelnost_gosudarstvennoy__inspektsii_truda/informatsiya__dlya_rabotodateley/16670.html

Какие документы проверяет трудовая инспекция

За какой период трудинспекция может затребовать график отпусков?

Государственная инспекция труда наделена значительными полномочиями по проверке соблюдения работодателями требований трудового законодательства. Так какие же документы проверяет трудовая инспекция? Расскажем в статье.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Чаще всего трудовая инспекция приходит с проверками по жалобам.

Так как не существует четко установленного проверяемого перечня, рекомендуем готовиться к проверке по всем документам, связанных с кадрами — трудовые договоры, различные положения (об оплате труда, премировании, распорядок дня), приказы, трудовые книжки, расчетные листки, табели, документы о выплате и начислении заработной платы, охрана труда и так далее.

Основные вопросы проведения проверок отражены в Трудовом кодексе РФ в главе 57 «Государственный контроль (надзор) и ведомственный контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (ст. 353-368 ТК РФ)».

По установленному законодательством правилу, проверки, проводимые государственными трудовыми инспекторами в организациях, могут быть плановыми и внеплановыми (которые, в свою очередь, подразделяются на документарные и выездные). Порядок осуществления ревизий определен законодательно. Для начала проверочных действий и в первом, и во втором варианте нужны основания (причины, случаи).

Основания для проведения внеплановой проверки трудовой инспекцией

  • невыплата (задержка) или неполная выплата заработной платы в установленный срок;
  • установление зарплаты в размере меньшем, чем это предусмотрено трудовым законодательством, то есть ниже МРОТ;
  • невыполнение работодателем предписания инспектора труда;
  • поступление информации о фактах нарушения трудового законодательства, повлекших возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью работников;
  • жалоба работника на нарушение трудовых прав;
  • запрос работника на проверку условий и охраны труда на его рабочем месте;
  • приказ руководителей трудовой инспекции или Федеральной службы по труду, изданный на основании поручения Правительства РФ, Президента РФ или прокурора.

Обращения и заявления, не позволяющие установить лицо, обратившееся в Роструд или в его территориальный орган, а также обращения и заявления, в которых отсутствуют сведения об указанных фактах, не могут служить основанием для проведения внеплановой проверки работодателя.

О проведении внеплановой проверки работодатель уведомляется уполномоченным должностным лицом Роструда или его территориального органа, которому поручено проведение проверки, не менее чем за двадцать четыре часа до начала ее проведения любым доступным способом.

Внеплановая проверка работодателя может проводиться в форме документарной проверки и (или) выездной проверки.

Плановая проверка трудовой инспекции

Плановая проверка возможна в отношении любых организаций и выполняется один раз в три года.

Для ее осуществления достаточно наличие оснований, указанных в Федеральном Законе от 26.12.2008 № 294-ФЗ:

  • прошло три года со дня государственной регистрации работодателя;
  • вышел трехлетний срок с момента завершения последней плановой проверки;
  • работодатель фактически осуществляет свою предпринимательскую деятельность в течение трех лет (с момента подачи особого извещения в уполномоченный орган).

Данный список оснований является закрытым, то есть проверяющие не имеют права называть иные причины для осуществления запланированных проверок соблюдения норм трудового права.

Проверку государственной инспекции труда в организации можно разделить на 2 направления:

  1. Проверка кадровых документов.
  2. Проверка безопасности выполняемых работ.

Проверка кадровых документов

В первую очередь, при подготовке к визиту инспекции, следует проверить состав документов. Инспекцию труда заинтересуют материалы, связанные с трудовыми отношениями и с охраной труда. Необходимо удостоверится в том, что данные документы находятся в полном порядке.

Кадровые документы, которые будут проверять:

  • учредительные документы;
  • коллективный договор;
  • все бумаги, которые связаны с оплатой труда;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • трудовые договоры, (статья 57 ТК РФ устанавливает существенные условия заключения трудового договора);
  • штатное расписание;
  • табели учета рабочего времени;
  • табели учета рабочего времени сотрудников, занятых на вредных работах;
  • табели расчета зарплаты;
  • больничные листы;
  • график отпусков;
  • личные карточки;
  • приказы о назначении на должность;
  • трудовые книжки;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • положение об оплате труда и премировании;
  • положение о защите персональных данных.

Постановление Госкомстата от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» устанавливает форму приказов, личных карточек, графика отпусков, штатного расписания, табелей учета рабочего времени и прочих документов, касающихся учета кадров, расчета рабочего времени и оплаты труда. Следовать данному постановлению обязаны абсолютно все предприятия, независимо от формы собственности. Существует ряд исключений для бюджетных организаций.

Проверка локальной внутренней документации

К ней относятся коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о защите персональных данных, положение о коммерческой тайне. Перечисленные документы должны соответствовать закону, не должны противоречить друг другу и не ухудшать положение сотрудников предприятия в сравнении с правилами закона.

Следует сопоставить все эти документы с трудовыми договорами, часто в них находятся разные режимы работы. Также с трудовым договором необходимо сопоставить штатное расписание, Положение об оплате труда и премировании, для исключения разных систем оплаты труда и разных дат получения зарплаты.

Проверка графика отпусков

Следует убедиться, что за последние годы в отпуск отправлялись все работники, при этом графики отпусков не нарушались, обратите внимание на то, как выплачивались отпускные. Если кому-то из сотрудников не доплатили положенной суммы, сделайте это прямо сейчас.

Не забывайте, что график отпусков должен утверждаться не позднее, чем за две недели до окончания календарного года. Обратите внимание, не противоречит ли продолжительность отпуска закону.

В случаи, если кто-то из сотрудников уходил в отпуск не по графику, необходимо внести изменения по приказам и заявлениям работников.

Курс повышения квалификации

«Заработная плата. Средний заработок»  10 онлайн-уроков.

32 практических задачи, особые ситуации

Подробнее

Проверка выплаты зарплаты

Инспекторы непременно обратят внимание на то, как выдается заработная плата (по закону необходимо выплачивать ее два раза в месяц). В Правилах внутреннего распорядка, коллективном и трудовом договорах должна быть отражена информация о времени и месте выдачи зарплаты.

Проверяющие также обратят внимание на размер зарплаты, помните, что она не должна быть ниже установленного законом минимума.

В случае если работнику выплачивают надбавки, премии, организация должна документировать данный факт. Также следует проверить, всем ли уволенным работникам были произведены выплаты.

Проверка сведений, связанных с охраной труда

Каждый работодатель должен обеспечивать своим работникам безопасные условия труда. Они прописаны в документах по охране труда, наличие которых необходимо в любой организации.

Это могут быть различные инструкции, документы, подтверждающие, что с работниками проводилось обучение по охране труда.

Подобного рода документы должны быть в наличии, независимо от величины организации и количестве нанятых сотрудников.

При проверке безопасности выполняемых работ инспекторы смотрят следующие условия:

  • требования, связанные с обучением и инструктированием работников;
  • меры безопасности при проведении работ;
  • обеспечении работников средствами защиты;
  • организация и проведение аттестации рабочих мест по условиям труда (сейчас СОУТ), а также использования результатов АРМ (СОУТ) для предоставления льгот и компенсаций работникам, проведения периодических медицинских осмотров и др.

Во время ревизии инспекторы государственной трудовой инспекции, помимо проверки необходимых документов, могут осматривать все помещения предприятия, задавать вопросы персоналу, запрашивать недостающие сведения у ответственных сотрудников.

Срок проведения проверки

По общему правилу срок проведения плановой проверки не может быть больше 20 рабочих дней, для филиалов общий срок — не выше 60 рабочих дней.

Если речь идет о субъектах малого бизнеса, то для малого предприятия и микропредприятия этот период равен, соответственно, 50 часам и 15 часам. К внеплановым проверкам данные установления не относятся.

При необходимости срок выездной плановой проверки продляется на 20 рабочих дней (но не выше), о чем необходимо за 3 дня предупредить работодателя.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1509

График отпусков в 2018 г. – по проверочному листу ГИТ

За какой период трудинспекция может затребовать график отпусков?

   15 декабря 2017 г. – это крайний срок, когда необходимо составить и утвердить график отпусков на следующий календарный год. Важно учитывать, что с 2018 г. меняются правила проверок Государственной инспекции труда (далее ГИТ).

Теперь при плановых мероприятиях инспекторы будут использовать проверочные листы. Чаще всего среди документов, которые захочет изучить инспектор труда, упоминается график отпусков.

При комплексной проверке инспектор будет ориентироваться на те же контрольные вопросы, которые содержатся в проверочных листах:

Как предоставляются сотрудникам отпуск?

Как считаете продолжительность отпуска?

Как предоставляете отпуск в удобное для сотрудников время?

Как отзываете сотрудников из отпуска?

Если сотрудник или бывший работник пожалуется в ГИТ, что вы нарушили его право на отдых, в первую очередь инспектор будет ориентироваться на содержание жалобы. Но общий подход останется таким же, как и при проверке по плану. График отпусков — главный документ, который изучит инспектор.

 Разберем, как уже сейчас учесть вопросы проверочного листа , чтобы потом не возникло проблем.

Как предоставляете сотрудникам отпуск?

Что проверит инспектор. Первый вопрос, который задаст инспектор по проверочному листу: «Как вы предоставляете сотрудникам отпуск?»

Инспектор захочет убедиться, что сотрудники используют отпуск ежегодно  в соответствии со ст.115 ТК РФ, особенно несовершеннолетние и работники с вредными или опасными условиями труда ч.4 ст. 124 ТК РФ.

Кроме того, инспектор проверит, в каких случаях компания переносит отпуска на следующий рабочий год и есть ли на это письменные согласия сотрудников ч.4 ст. 124 ТК РФ.

Если вы практикуете такие переносы, инспектор попросит доказать, что отпуска вы предоставляете не позднее следующего рабочего года ч. 4 ст. 124 ТК РФ и не задерживаете более чем на два года  ст. 124 ТК РФ.

Какие документы изучит инспектор. Инспектор запросит:

·         графики отпусков на текущий и предыдущий календарные годы;

·         приказы о предоставлении работникам отпусков;

·         предложения работникам перенести отпуск на следующий рабочий год, если отпуск в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, с письменным согласием работников;

·         заявления с просьбой перенести отпуск или часть отпуска на даты, не запланированные в графике отпусков, с письменным согласием руководителя;

·         списки сотрудников в возрасте до 18 лет и работников, занятых во вредных или опасных условиях труда, если вы их ведете.

Что учесть в графике. Чтобы доказать, что соблюдаете требования закона:

1. Запланируйте в графике на 2018-й отпуска всем сотрудникам компании.

Так покажете инспектору, что ежегодно планируете и предоставляете отпуск всем сотрудникам и не забываете о внутренних и внешних совместителях; тех, кто в отпуске по уходу за ребенком, долгое время болеет, взял длительный отпуск за свой счет или отсутствует на работе по невыясненным причинам. Эти сотрудники могут в любой момент появиться на работе и будут иметь право использовать ежегодный оплачиваемый отпуск.

Некоторые периоды — отпуска по уходу за ребенком, без сохранения зарплаты больше 14 календарных дней или время прогула — в стаж для очередного отпуска не входят. Но у таких сотрудников могут быть дни отпуска, которые они заработали раньше. Поэтому планируйте отпуск всем.

Совместителям отпуск планируйте одновременно с отпуском по основной работе.

2. Строго в рамках рабочего года планируйте основной удлиненный отпуск несовершеннолетним работникам и дополнительный отпуск за работу во вредных или опасных условиях труда.

Предоставляйте такие отпуска полностью, переносить их на другой рабочий год нельзя. Проверьте это по спискам, если их ведете, и по графику на 2017 год. Покажите инспектору, что не переносите отпуск этим работникам.

3. Проверьте по каждому сотруднику, сколько дней отпуска он использовал в рабочем году.

Если по каким-то причинам сотрудник не использовал отпуск или его часть, запланируйте остаток в графике на 2018-й. Так покажете, что не собираетесь задерживать отпуск более чем на два календарных года. Как посчитать остатки отпуска

4. Сравните в графике отпусков на 2017 год построчно графы «Запланированные даты отпуска» и «Фактические даты отпуска». Если обнаружите, что фактический отпуск оказался меньше запланированного, удостоверьтесь, что у вас есть оправдательные документы.

Если вовремя не сделали отметку со ссылками на эти документы в графах «Основание переноса отпуска» или «Примечание», внесите эти записи сейчас, не дожидаясь прихода инспектора.

Это подтвердит, что вы получаете письменное согласие сотрудников и предоставляете им отпуск не позднее следующего рабочего года, а значит, соблюдаете требования закона.

Фрагменты графиков на 2017-й и 2018-й

Чего не должен требовать инспектор. Проверяющий не должен требовать, чтобы вы вносили в график сотрудников, для которых 2018-й будет первым рабочим годом. Они используют отпуска по заявлениям. Вы обязаны включать их в график отпусков только со второго рабочего года.

Также инспектор не должен требовать списки несовершеннолетних сотрудников или работников с вредными или опасными условиями труда. Такие списки вы вести не обязаны.

Как считаете продолжительность отпуска?

Что проверит инспектор. Чтобы убедиться, что вы правильно рассчитываете продолжительность отпуска, инспектор проверит, не включаете ли вы нерабочие праздники в число календарных дней оплачиваемого отпуска ст.120 ТК РФ.

Еще один вопрос для проверки: если делите отпуск на части, есть ли хотя бы одна часть продолжительностью не менее 14 календарных дней?  ст. 125 ТК

Какие документы изучит инспектор. Инспектор запросит:

·         графики отпусков на текущий и предыдущий календарные годы;

·         приказы о предоставлении отпусков;

·         предложения разделить отпуск на части с письменным согласием работников;

·         заявления с просьбой предоставить часть отпуска с письменным согласием работодателя.

Что учесть в графике. Чтобы доказать инспектору, что правильно считаете продолжительность отпуска:

1. Учтите в графике на 2018-й, что в отпуск не входят нерабочие праздничные дни. Покажете такой график — докажете, что правильно считаете продолжительность отпуска.

Чего не должен требовать инспектор. Инспектор не вправе настаивать, чтобы именно первая часть отпуска была не меньше 14 дней.

Также он не должен быть в претензии, если остаток отпуска сотрудник использует по одному дню или например, все части отпуска кратны семи.

Вы вправе договориться с сотрудниками о любом количестве частей отпуска любой продолжительности. Закон определяет минимальную продолжительность лишь одной из его частей.

Вы предоставляете отпуск в удобное для работников время?

Что проверит инспектор. Инспектор выяснит, позволяете ли вы работникам, которые имеют на это право, взять отпуск в удобное для них время ч.1 ст. 123 ТК

Какие документы изучит инспектор. Инспектор запросит:

·         графики отпусков на текущий и предыдущий календарные годы;

·         приказы о предоставлении отпусков;

·         заявления работников с просьбой предоставить отпуск в удобное для них время.

Что учесть в графике. Чтобы доказать инспектору, что соблюдаете право отдельных сотрудников на отпуск в удобное для них время:

1. Предоставляйте отпуск по заявлению работника, а не по графику отпусков, если в течение года эти сотрудники передумают и попросят предоставить им отпуск в другие даты.

Предоставьте отпуск по заявлению, сделайте отметки в графике отпусков и предъявите заявление инспектору. Так докажете, что соблюдаете права работников на отпуск в удобное время.

2. Запланируйте в графике на 2018-й отпуск даже тех сотрудников, кто вправе самостоятельно выбирать сроки. Закон не освобождает вас от обязанности включить их в график.

Когда будете составлять график на следующий год, учтите пожелания работника. Так снизите вероятность, что даты, которое вы проставите в графике, разойдутся с фактическим сроком отпуска.

3. Проверьте в графике на 2017-й, как заполнили графы «Фактические даты отпуска». Если работники использовали отпуск в отличные от графика даты, укажите реквизиты заявлений. Так покажете, что соблюдаете требования закона — предоставляете отпуск в удобное для работника время.

Чего не должен требовать инспектор. Инспектор не может требовать, чтобы вы всем работникам компании предоставляли отпуск по заявлению. Такое право есть только у тех, кого ТК РФ  называет в ст. 123. Остальные обязаны соблюдать график.

Как отзываете работников из отпуска?

Что проверит инспектор. Чтобы выяснить, не нарушаете ли вы закон, когда отзываете работников из отпуска, инспектор проверит, есть ли письменные согласия работников ч.2. ст. 125 ТК

Еще один вопрос, который заинтересует проверяющего: нет ли среди отозванных работников тех, к кому эта процедура неприменима, — несовершеннолетних, беременных, работников с вредными или опасными условиями труда.

Какие документы изучит инспектор. Инспектор запросит:

·         графики отпусков на текущий и предыдущий календарные годы;

·         приказы о предоставлении отпусков;

·         приказы об отзыве работников из отпуска с письменным согласием работников;

·         документы — основания к приказам об отзыве работников из отпуска;

·         списки несовершеннолетних сотрудников и работников с вредными или опасными условиями труда, если вы их ведете.

Что учесть в графике. В графике укажите реквизиты приказа об отзыве из отпуска, а также даты, на которые вы договорились перенести неиспользованную часть отпуска. Так вы покажете, что соблюдаете требования закона, т. к. отзываете работника из отпуска только с его согласия и учитываете его интересы, когда предоставляете ему остаток отпуска.

Согласие работника на отзыв из отпуска оформляйте письменно.

Так как в момент отзыва из отпуска сотрудники находятся не на работе, заручитесь их согласием. Визу на приказе об отзыве они поставят позже, когда выйдут на работу. Попросите их написать на приказе, когда они будут знакомиться с ним под подпись, что они были согласны выйти на работу до окончания отпуска.

Чего не должен требовать инспектор. Инспектор не должен требовать, чтобы вы оформляли письменное согласие работника до издания приказа об отзыве из отпуска. Это невозможно, поскольку в момент отзыва сотрудник не на работе и может дать только предварительное согласие. Все оформление происходит позже, иначе это подлог.

Также инспектор не должен запрашивать списки несовершеннолетних работников или сотрудников с вредными либо опасными условиями труда. Вы не обязаны их вести.

Как платите компенсацию вместо отпуска?

Что проверит инспектор. Инспектор проверит, кому и какую часть отпуска заменяете денежной компенсацией.

Если работник просит компенсировать ему часть отпуска в пределах 28 календарных дней за рабочий год, вы должны отказать ч.1. ст. 126 ТК.  Заменить деньгами можно только часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней в рабочем году ч.1. ст. 126 ТК

В отношении несовершеннолетних и беременных такая возможность не предусмотрена: свой отпуск они должны отгулять ч.3 ст. 126 ТК

Какие документы изучит инспектор. Инспектор запросит:

·         графики отпусков на текущий и предыдущий календарные годы;

·         приказы о предоставлении отпусков;

·         заявления работников о замене отпуска денежной компенсацией;

·         документы по начислению и выплате отпускных;

·         ведомости по начислению и выплате заработной платы;

·         платежные поручения с приложением реестров перечислений на зарплатные карты работников;

·         список несовершеннолетних сотрудников, если вы его ведете.

Что учесть в графике. Укажите в графике реквизиты заявления работника о замене части отпуска денежной компенсацией. Чтобы доказать инспектору законность процедуры, оформляйте ее письменно.

Чего не должен требовать инспектор. Инспектор не может требовать, чтобы вы предоставляли в натуре весь отпуск. Работник вправе получить денежную компенсацию за часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней в каждом рабочем году.

Как утвердили график отпусков?

Что проверит инспектор. Инспектор захочет убедиться, что график на 2018-й утвердили не позднее 15 декабря 2017-го ч.1.  ст. 123 ТК.

Какие документы изучит инспектор. Инспектор запросит график отпусков и проверит, как вы оформили необходимые реквизиты.

Что учесть в графике. Соблюдайте процедуру утверждения графика и правильно оформляйте реквизиты:

1. Заполните график отпусков с учетом требований закона и интересов компании.

2. Направьте проект графика и обоснование по нему в профком, если в компании есть профсоюз ч.1. ст. 372 ТК.  Оформите отметку об учете мнения профкома на графике. Если профкома нет, этот пункт пропустите.

3. Укажите в документе наименование организации, дату; год, на который составили график.

Подпишите график как составитель.

4. Утвердите график у руководителя. Заготовьте на документе реквизит «Гриф утверждения»: слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности руководителя, расшифровку его подписи. Оставьте место, где руководитель распишется и поставит дату утверждения.

5. Ознакомьте работников под подпись с утвержденным графиком.

6. Сделайте из графика выписки и направьте их в структурные подразделения.

Рекомендуем процедуру, сроки работы и лиц, ответственных за подготовку графика, закрепить в локальных нормативных актах, например в Инструкции по кадровому делопроизводству. В этом случае вам не придется каждый год решать, кто отвечает за подготовку документа и передает его руководителю на утверждение.

Храните график в кадровой службе. Дополняйте его в течение года информацией о том, как сотрудники используют отпуск.

Чего не должен требовать инспектор. Инспектор не должен требовать, чтобы вы учли мнение представительного органа работников, если его нет в вашей компании.

Инспектор также не может требовать, чтобы график утвердили в редакции профкома, если он есть в компании и не согласен с проектом работодателя.

Еще одно незаконное требование инспектора — если он настаивает, чтобы график был составлен по унифицированной форме Т-7 в случае, когда компания не относится к госсектору.

Источник: https://www.expert-uslug.ru/informiruem-klientov/poleznye-stati/?ELEMENT_ID=423

График отпусков на 2020 год: топ-10 важных вопросов

За какой период трудинспекция может затребовать график отпусков?

Приближается конец года, но для того, чтобы завершить его по всем правилам, установленным Трудовым кодексом, кадровикам уже сейчас необходимо наметить планы на следующий календарный год. Для этого, в первую очередь, нужно утвердить график отпусков работников организации.

До окончания нормативного срока утверждения графиков отпусков на 2020 год осталось меньше недели. Мы составили топ-10 ключевых вопросов, касающихся графика отпусков, некоторые из которых являются проблемными и до сих пор не имеют однозначных ответов.

Когда утверждать график отпусков?

ТК РФ предписывает работодателям утверждать график отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Обычно этот срок приходится на 17 декабря, о чем указывает в своих разъяснениях и Минтруд России (письмо Минтруда России от 8 декабря 2017 г. № 14-2/ООГ-9399). При этом в силу ч. 4 ст.

14 ТК РФ, если последний день срока выпадает на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший рабочий день. По мнению Минтруда России, это правило актуально и для срока утверждения графика отпусков.

Однако в целях недопущения нарушения трудового законодательства, связанного с несвоевременным утверждением графика отпусков, целесообразно все же не затягивать его оформление.

Тем более, что ТК РФ не запрещает утверждать график отпусков в более ранние сроки, чем за две недели до Нового года. Фактическая дата готовности документа должна быть указана в графе “Дата составления”.

Если же организация создана в течение календарного года, на который утверждается график отпусков, то последний следует составлять и дополнять по мере трудоустройства работников.

Локальный нормативный акт или нет?

На этот вопрос до сих пор нет однозначного ответа ни в законодательстве, ни в судебной практике. Не вносят ясность по нему и представители уполномоченных органов.

Правовая природа графика отпусков в ТК РФ не определена – в действующих нормах закона он рассматривается как ежегодно оформляемый документ, определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Между тем, в ч. 1 ст.

123 ТК РФ дан намек на отнесение графика отпусков к локальным нормативным актам (указано, что работодатель при утверждении графика отпусков должен руководствоваться порядком учета мнения профсоюза, установленным для принятия локальных нормативных актов).

В пользу отнесения графика отпусков к локальным нормативным актам говорит и положение о том, что график отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6).

В свою очередь, приверженцы противоположной точки зрения отмечают, что норма локального нормативного акта устанавливает правило общего характера, адресованное неопределенному кругу лиц, а график определяет время отпуска конкретных работников, поэтому данные понятия не соотносятся между собой.

Кроме того, форма Т-7 “График отпусков” утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 как форма первичной учетной документации. Помимо общего признака – разработка работодателем – других совпадений в определениях терминов “график отпусков” и “локальный нормативный акт” нет.

Документы преследуют разные цели – локальный нормативный акт направлен на возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей сторон трудовых отношений, а график отпусков – на систематизацию информации по отпускам.

Кроме того, если первый рассчитан на неоднократное применение в отношении неопределенного круга лиц, то второй относится к конкретным работникам и актуален в течение календарного года, на который утверждается.

Знакомить работников с графиком отпусков или нет?

Решение указанного вопроса напрямую зависит от ответа на предыдущий вопрос.

Так, если признать график отпусков локальным нормативным актом, то, руководствуясь прямой нормой ТК РФ об обязательности ознакомления работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (абз. 10 ч. 2 ст.

22 ТК РФ), следует знакомить работников и с графиком отпусков (Определение Верховного Суда Республики Саха (Якутия) от 11 ноября 2015 г. № 33-4270/2015, определение Челябинского областного суда от 24 февраля 2014 г. № 11-1778/2014).

Однако, если учесть, что отдельной нормы об обязанности работодателя знакомить работников с графиком отпусков под роспись в ТК РФ нет, равно как и нормы об отнесении графика отпусков к локальным нормативным актам, то не должна применяться и ответственность за неознакомление с этим документом. Для исполнения обязанности работодателя по ознакомлению работников с очередностью предоставления отпусков в данном случае достаточно заблаговременного (не позднее чем за две недели) извещения конкретного работника о времени начала его отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Как составить график отпусков?

График отпусков может составляться либо по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.

№ 1 (она носит рекомендательный, а не обязательный характер), либо по иной форме, разработанной в организации.

График составляется в виде таблицы с указанием в отношении каждого работника дат (или месяцев) ухода в отпуск в конкретном календарном году. Документ подписывается начальником отдела кадров и руководителем или уполномоченным им лицом.

При необходимости дополнения графика отпусков данными о новых сотрудниках работодатели обычно заполняют еще одну форму, утверждая ее как дополнение к графику отпусков в порядке, аналогичном порядку утверждения самого графика.

Исходя из того, что график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника, изменение его по воле одной из сторон недопустимо. Однако, если на корректировку графика отпусков из-за переноса сроков отпуска согласны и работник, и работодатель, то закон этому не препятствует (определение Московского городского суда от 26 марта 2015 г. № 33-5833/15).

Кого можно не включать в график отпусков?

Если работник находится в отпуске по уходу за ребенком, то его можно не включать в график отпусков, если его отпуск приходится на весь календарный год.

“Женщине, находящейся в отпуске по уходу за ребенком с сохранением права на получение пособия по обязательному социальному страхованию и при этом работающей на условиях неполного рабочего времени или на дому, ежегодный оплачиваемый отпуск не предоставляется, поскольку использование двух и более отпусков одновременно ТК РФ не предусматривает”, – указывается в п. 20 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 28 января 2014 г. № 1 “О применении законодательства, регулирующего труд женщин, лиц с семейными обязанностями и несовершеннолетних”. Но не запрещено указывать информацию о нахождении работника в отпуске по уходу за ребенком в графике отпусков, например, в графе “Примечания”.

Однако, если отпуск по уходу за ребенком закончится в том году, на который составляется график отпусков, то невключение работника в график уже будет нарушением.

Требуется ли согласие на разделение отпуска на части при утверждении графика отпусков?

По общему правилу, отпуск предоставляется полностью. Разделение его на части допускается только по соглашению сторон при условии, что одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Причем работнику и работодателю необходимо согласовать как сам факт разделения отпуска, так и продолжительность каждой его части.

Следовательно, утверждение графика отпусков, которым запланировано предоставление отпуска по частям, при отсутствии соглашения сторон о его разделении неправомерно.

Подпись работника об ознакомлении с графиком отпусков или с приказом о его предоставлении сама по себе не выражает волю сотрудника, направленную на разделение отпуска на части, в том числе и на разделение именно таким образом.

Для нивелирования возможных претензий со стороны инспекторов труда работодателю, помимо ознакомления работника с графиком отпусков под роспись, следует либо получить от него заявление с указанием продолжительности частей отпуска, либо заключить с ним соглашение. Еще один вариант – дополнить график отпусков специальной графой с отметкой о согласии работника с разделением отпуска на части.

Однако, как показывает практика, контролирующие органы и суды могут придерживаться иной позиции по данному вопросу.

Кто имеет преимущественное право при выборе дат в графике отпусков?

При составлении графика отпусков работодатель и выборный профсоюзный орган должны учитывать, что действующее законодательство предоставляет отдельным категориям работников право использовать свой отпуск в летнее или иное удобное для них время. Так, уйти в отпуск независимо от запланированных в графике отпусков дат вправе:

Наряду с перечисленными, на отпуск независимо от запланированного графиком могут рассчитывать супруг – в период, когда его законная супруга находится в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст.123 ТК РФ), мужья и жены военнослужащих.

Эти лица вправе использовать отпуск одновременно с отпуском своих супруга или супруги.

Равно как могут воспользоваться отпуском не по графику беременные женщины и женщины, ухаживающие за ребенком (им разрешено присоединить свой очередной оплачиваемый отпуск к отпуску по беременности и родам или к отпуску по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ).

В этом же списке – работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК РФ), и совместители (им ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ).

По просьбе одного из родителей (опекунов, попечителей), работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, работодатель обязан предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования, расположенные в другой местности (ч. 5 ст. 322 ТК РФ).

При составлении графика отпусков работодателям рекомендуется брать от работников, имеющих право на использование отпуска в летнее или иное удобное для них время, письменное заявление о том, в какое время они хотят использовать свой отпуск. Наличие такого заявления позволит изменить время использования отпуска только по взаимному соглашению сторон.

Большинство работников (те, которые не имеют преимуществ при использовании отпуска) могут отступить от времени использования отпуска, указанного в графике отпусков, только по договоренности с работодателем.

Кто должен отслеживать график отпусков?

Согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Следовательно, обязанность отслеживать график отпусков лежит на работодателе (отделе кадров, службе персонала и т. п.).

Именно он должен заблаговременно напомнить работнику о запланированном отпуске, уведомив его об этом в письменной форме под роспись. Причем речь идет именно об уведомлении (или извещении), а не о получении согласия от работника.

Для оформления отпуска по графику достаточно оформления отделом кадров приказа о предоставлении отпуска, дополнительного заявления работника не требуется.

Нужно ли хранить график отпусков за прошлый год?

Согласно ст. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

№ 558, график отпусков подлежит хранению в организации в течение одного года. Исчисление сроков производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (п. 1.4 указанного Перечня).

Следовательно, график отпусков на 2019 год, который закончит свое действие 31 декабря 2019 года, следует хранить весь 2020 год, а график отпусков на 2020 год – до конца 2021 года.

Чем грозят нарушения при составлении графика отпусков?

К работодателям, допустившим нарушения, связанные с оформлением графиков отпусков, могут быть применены санкции ч. 1 ст. 5.27 КоАП – за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Самыми распространенными в данном случае являются такие нарушения, как:

  • несоблюдение срока утверждения графика отпусков;
  • отсутствие в графике отпусков даты утверждения (из-за чего невозможно установить, соблюдены ли сроки утверждения графика отпусков или нет);
  • неознакомление работников с графиком;
  • составление графика отпусков в установленном порядке без последующего его ведения (например, без проставления дат переноса отпуска и дат фактического предоставления отпуска);
  • неуведомление работодателем работника о начале отпуска за две недели.

Указанные нарушения могут повлечь предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц и лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб., на юрлиц – от 30 тыс. до 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

***

Поскольку многие вопросы, связанные с составлением и утверждением графика отпусков, не имеют однозначного ответа в законодательстве и в правоприменительной практике, их целесообразно урегулировать внутренними актами организации.

Ведь обеспечение порядка в кадровых документах позволит не только обезопасить работодателя от необоснованных претензий со стороны проверяющих органов, но и при необходимости безболезненно разрешить возникшие конфликты с сотрудниками.

 

Источник: https://www.garant.ru/news/1309003/

Юр-Центр Консульт
Добавить комментарий